Gestão do tempo: como parar de perder tempo

Definir metas

Como você chega onde quer ir na vida? Primeiro, você precisa definir metas e saber o que deseja. Estabeleça metas para sua vida privada e profissional. Anote o que você quer. Seja específico. Você quer perder 10 quilos? Passar mais tempo com amigos e familiares? Você adoraria fazer um novo hobby? Anote seus objetivos e se refira a eles com frequência para manter o foco. Depois de estabelecer quais são seus objetivos gerais, você pode dividi-los em tarefas menores com as quais você pode trabalhar consistentemente.

Acompanhe seu tempo

Algumas pessoas são boas no gerenciamento de orçamentos, sabendo quanto dinheiro ganham e quais são suas despesas mensais. Você pode fazer a mesma contabilidade com o seu tempo. Acompanhe por uma semana de quanto tempo você leva para realizar tarefas diárias, como lavar uma pia cheia de pratos, lavar a roupa, cozinhar uma refeição e arrumar a cama. É comum as pessoas superestimarem quanto tempo leva para executar tarefas simples e subestimar quanto tempo leva para executar tarefas maiores. Se você anotar e ver no papel como está gastando seu tempo, isso o ajudará a administrá-lo melhor.

Estabelecer prioridades

Todos nós temos tarefas para fazer de importância variável. Algumas coisas precisam ser feitas agora, outras tarefas precisam ser feitas em breve, e outras não são importantes nem urgentes. Anote uma lista de tarefas e coloque-as em uma das 4 categorias:

• Tarefas importantes e urgentes precisam ser feitas primeiro.
• Coisas que são importantes, mas não urgentes, devem ser feitas em seguida.
• Tarefas que não são importantes, mas urgentes, são colocadas em uma categoria separada.
• Coisas que não são importantes nem urgentes estão na categoria final.

Você está administrando bem o seu tempo e minimizando o estresse quando você tem o mínimo possível de coisas na categoria urgente e importante. Sua vida se sentirá mais equilibrada quando você gastar seu tempo em tarefas que são importantes, mas não urgentes.

Mantenha um cronograma

Você definiu suas metas, acompanhou a maneira como gastou seu tempo e priorizou o que precisa ser feito. Agora faça um plano, mas é importante ser flexível. Você faz o seu melhor trabalho no início da manhã ou no final da tarde? Você gosta de ter tempo livre à noite para relaxar? Você se conhece melhor. Se você tem um grande projeto no quintal, você gosta de fazer tudo de uma vez ou prefere fazer um pouco de cada vez durante vários dias? É melhor se você trabalhar com seus pontos fortes e trabalhar quando souber que será mais produtivo. E se o que você está fazendo não estiver funcionando, não tenha medo de fazer alterações até encontrar um cronograma que seja mais adequado para suas tarefas de trabalho e não relacionadas ao trabalho. Crie um cronograma que atenda às suas necessidades.

Enfrente as coisas difíceis primeiro

Se você tem uma tarefa ou projeto difícil à sua frente, pode ficar tentado a deixar de fazer as partes mais difíceis. É melhor tirar as coisas difíceis do caminho o mais rápido possível, de modo que elas não apareçam sobre sua cabeça pelo resto do dia. Especialistas em gerenciamento de tempo recomendam essa estratégia. Será um alívio tirar as tarefas difíceis do seu prato, você se sentirá mais produtivo e, então, será liberado para assumir partes mais fáceis do seu projeto. Nada se compara a obter coisas difíceis fora do caminho primeiro. Tente! Você vai descobrir que é um grande alívio para o estresse.

Tome notas

Você provavelmente está familiarizado com a lista de tarefas, então use-a! Anote as tarefas e cruze-as na sua lista ao completá-las. Consulte suas anotações com frequência para ajudá-lo a ser responsável consigo mesmo e permanecer no caminho certo. Não perca tempo. Escreva as coisas para que você saiba o que deve fazer em um dia, semana ou mês. Faça o que fizer, verifique se sua lista é portátil para que você possa fazer alterações em qualquer lugar. Um bloco de papel e uma caneta funcionarão bem, mas você provavelmente terá um aplicativo de calendário ou uma função de anotações em seu telefone, se preferir usar mais tecnologia.

Allot Time Cuidadosamente

Gaste tempo com pessoas, lugares e coisas que são mais importantes para você. Mantenha seus objetivos em mente e pergunte se o que você está fazendo a qualquer momento o aproxima de seus objetivos ou o leva mais longe. Se alguém lhe pedir para fazer algo para o qual você não tem tempo, não há problema em dizer não. Sua vida, prioridades e tempo são preciosos. Gaste seu tempo com sabedoria! Você pode fazer ajustes quando necessário. Encontre maneiras de fazer seu trabalho mais rapidamente, para que você não precise registrar horas após o horário de trabalho programado. Simplifique as tarefas domésticas ou considere contratar ajuda, se puder, para liberar mais tempo.

Mantenha-se responsável

Se você criou um cronograma, faça o melhor para cumpri-lo e não traí-lo. Se você começar uma tarefa com atraso, poderá perder a produtividade para o seu dia inteiro ou pior ainda - toda a sua semana! Se você é alguém que faz melhor com alguma flexibilidade, reserve tempo para tarefas igualmente importantes. Por exemplo, se você tiver uma hora livre em uma tarde por semana, use-a para fazer seu arquivamento ou para receber e-mails. Lembre-se de que você sempre pode realocar seu tempo conforme necessário. Não tenha medo de fazer alterações nas maneiras como você gasta seu tempo.

Apenas faça!

É fácil procrastinar e encontrar maneiras de se distrair das tarefas que você precisa fazer. Mídias sociais, TV, conversando com outras pessoas e navegação na Web em seu celular são distrações comuns. Evite perder tempo apenas começando um projeto ou tarefa que você está adiando. Se você não estiver com vontade de fazer o seu treino programado, comece pelo menos 10 minutos. Você pode achar que se sente melhor depois de começar a se exercitar e isso pode levar você a um treino mais longo. Simplesmente iniciando uma tarefa, você se sentirá melhor sobre o progresso que está fazendo. Então, se você está pensando em adiar uma tarefa, simplesmente não faça isso. Mude seu comportamento primeiro, começando, e então o sentimento de satisfação o levará até a linha de chegada.

Use intervalos curtos com sabedoria

Se você está propenso a perder tempo, esteja atento a períodos de 10 a 15 minutos de tempo livre que você tem ao longo do dia. Esses blocos menores de tempo podem facilmente adicionar até uma hora grátis ou mais ao longo de um único dia. O que você pode fazer em 15 minutos? Responda a vários emails? Devolver telefonemas? Jogar em uma carga de roupa? Crie o hábito de usar o seu tempo, não importa quão curto seja o período, com sabedoria. Você ficará surpreso com o quanto pode ser feito e terá orgulho de não perder tempo.

Faça a tecnologia trabalhar para você

Computadores, smartphones, tablets e tecnologia podem ser amigos ou inimigos. Se a mídia social for uma distração, defina um limite de tempo para o tempo gasto nela todos os dias. Por exemplo, você pode fazer questão de gastar apenas alguns minutos de manhã e novamente à noite verificando suas contas de mídia social. A tecnologia pode ser uma vantagem se você a usar com sabedoria. Use aplicativos e ferramentas para ajudá-lo a acompanhar e agendar seu horário. Definir lembretes de alarme para quando você deve iniciar uma tarefa. Você pode até mesmo bloquear sites que são tentadores e encorajá-lo a perder seu tempo.

Limite seu tempo

Defina prazos rígidos para tarefas para ajudá-lo a permanecer no caminho certo. Defina um limite de tempo máximo permitido para tarefas e cumpra-o. Se você fizer algo mais cedo, ótimo! Se não, ter um limite de tempo permite saber quando terminar rapidamente e / ou passar para a próxima tarefa. Não sacrifique o tempo reservado para outras tarefas importantes para terminar algo cujo limite de tempo tenha passado. Pode ser difícil deixar de lado algo inacabado, mas isso ajudará a manter sua agenda nos trilhos. Pense nisso como uma maneira de limitar o desperdício de tempo.

E-mail: The Ultimate Time Waster

Neste dia e idade, o email é um enorme desperdício de tempo e estresse. Você se vê olhando por horas na sua caixa de entrada? Assuma o controle disso! Sente-se e passe alguns minutos todos os dias passando por suas mensagens. Pense em cada mensagem com cuidado? É spam ou algo em que você não está interessado? Exclua e / ou cancele a inscrição de receber mensagens futuras. Se a mensagem contiver uma solicitação para você fazer algo que não requer muito tempo, faça isso rapidamente e siga em frente. A mensagem tem um pedido para fazer algo que é melhor feito por outra pessoa ou tratado pessoalmente? Encaminhar a mensagem para a pessoa apropriada. Se a mensagem contiver uma solicitação para você fazer algo que levará um pouco de tempo, você poderá sinalizá-la e reservá-la para mais tarde.

Faça sua pausa para o almoço

Você acha que está fazendo uma coisa boa trabalhando no intervalo do almoço? Evidências sugerem que você administrará melhor o seu tempo e fará mais coisas se tirar pelo menos 30 minutos de folga do almoço. Querer fazer uma pausa não é sinal de que você é preguiçoso. Isso realmente ajudará você a trabalhar melhor e a ser mais produtivo à tarde. Coma um almoço saudável. Ir caminhar. Faça alguns trechos. Você vai se sentir energizado e pronto para enfrentar o resto da sua tarde.

Programar coisas divertidas, também

O bom gerenciamento do tempo não apenas o mantém na tarefa de fazer as coisas que você precisa fazer, mas também serve a um propósito mais importante. Isso libera você para fazer as coisas que você gosta de fazer. Você pode dormir mais, passar mais tempo com a família e os amigos e ter mais tempo para passatempos quando acompanha e agenda seu tempo. Agende atividades divertidas em seu dia, semana, mês e ano. Isso inclui pausas curtas diárias para lanches, exercícios, atividades sociais e férias. Quando você decide administrar melhor o tempo, isso pode ter efeitos positivos em todas as áreas da sua vida.